De top 5 geheimen van succesvol timemanagement
jouw Het is een van die dingen waar je ofwel gewoon goed in bent, ofwel waar je maar niet uitkomt: tijdsbeheer. Maar waarom is timemanagement - iets dat cruciaal is bij bijna alles wat je doet - voor zovelen zo'n Everest?
Persoonlijk denk ik dat een groot probleem is dat we vaak misvattingen hebben over hoe iemand die goed is in timemanagement zich moet gedragen: altijd vasthouden aan een strak plan, nooit uitstellen, altijd weten wat wat is.
Laat mij, als iemand die - op de een of andere manier - de kunst van het tijdbeheer onder de knie heeft, u vertellen dat dat de helft van de tijd bij lange na niet de waarheid is. Maar wat wel? Ik heb mezelf dezelfde vraag gesteld en het teruggebracht tot de top 5 van dingen die time management wizards doen.
Dus, laten we geen tijd meer verliezen (pun intended) en er meteen in duiken:
1. Blijf flexibel
Als je goed wilt zijn in timemanagement, moet je flexibel zijn. Ik weet dat dit in eerste instantie contra-intuïtief lijkt, maar een plan is nooit verpest voor een time manager.
Ik herinner me nog een van de vragen tijdens mijn interview voor AIESEC: Heb je ooit een plan gemaakt dat niet werkte? Hoe reageerde u daarop? Ik wist eerlijk gezegd niet hoe ik moest antwoorden. Als ik me realiseer dat mijn plan
niet werkt, verander ik het tot het wel werkt. Zo simpel is het. Als ik een plan maak, werkt het zelden. Maar dat is ook niet de bedoeling van een plan.
Plannen hoeven niet perfect te zijn. Het doel van een plan is niet om een strakke planning te maken en dan een inzinking te krijgen als het niet lukt. Het is om een overzicht te maken van wat er moet gebeuren en wanneer. En wanneer je je realiseert dat je te veel tijd hebt ingepland voor dit ene ding of te weinig voor het andere, verander je jouw plan. Zo eenvoudig is het. Alles gaat volgens plan zolang je het overzicht houdt.
2. Plan vooruit
Dit brengt me automatisch bij mijn tweede punt: je kunt alleen flexibel zijn als je daar de tijd en ruimte voor hebt. En, geloof me, als iets niet lukt in jouw agenda, lukt het ook niet in het echte leven. Dat wil zeggen: als je niet alle activiteiten, projecten en deadlines kunt plannen in de tijd die je hebt, zeg dan niet: "Ach, ik vind wel een manier. Ik zoek het onderweg wel uit." Want, meer dan waarschijnlijk, zul je dat niet. Wat je in plaats daarvan zult vinden is stress, overnachten en slordige resultaten.
Onthoud altijd: als het niet lukt in jouw hoofd, dan lukt het waarschijnlijk niet.
De oplossing? Begin eerder. Ja, zo simpel is het.
Aan het begin van elke nieuwe universiteitsperiode, I m
maak een overzicht van alle komende weken: alle deadlines, alle opdrachten en alle weekenden dat ik niet kan studeren vanwege iets anders. Ik doe dit trouwens naast mijn gewone agenda: mijn agenda is een overzicht van de week en een uitsplitsing van de taken en lezingen voor elke dag. Het grote overzicht is gereserveerd voor alle grote deadlines en prioriteiten.
En dan begin ik terug te tellen. Wanneer moet ik beginnen met het schrijven van mijn papieren om genoeg tijd te hebben om ze voor de deadline na te kijken? Wanneer moet ik beginnen met studeren voor het examen? Door dit overzicht dat ik aan het begin van mijn laatste uni-periode maakte, kwam ik erachter dat ik mijn eerste paper al in het tweede weekend moest schrijven en mijn tweede paper in het derde. Normaal gesproken zou ik nooit zo snel papers schrijven, maar ik had de tijd erna nodig voor tentamens. Had ik het plan niet in week 1 gemaakt, dan had ik mijn papers nooit zo vroeg geschreven en had ik in de laatste weken alles tegelijk moeten doen, slechts gedeeltelijk tevreden met het resultaat.
3. Geef prioriteit aan
Dit punt heb ik al eerder aangestipt: prioriteiten stellen. Zoals aangegeven in geheim 2, maak ik altijd één overzicht van de grote deadlines. De echt, echt belangrijke. Dat zijn degene waar je je eerst op moet richten. Al het andere is bijzaak, zo is het nu eenmaal.
En ik wil niet zeggen dat dat alleen uni- of werkdingen zijn. Ik reken de verjaardag van mijn oma als één groot ding en blokkeer die dag van tevoren om bij haar te zijn. Misschien heb je andere niet-uni/werk prioriteiten die het verdienen om op het grote overzicht te staan. Maar wees streng voor jezelf wat telt en wat niet: een filmavond met jouw beste vrienden telt misschien mee. Om de twee avonden een biertje gaan drinken misschien niet. De keuze is aan jou, maar wees je bewust van wat jouw prioriteiten zijn en plan dienovereenkomstig.
Zoals we in Nederland zeggen: Tijd is Prioriteit - Tijd is Prioriteit. Wees u hiervan bewust.
4. Me-time telt!
Nee, succesvol timemanagement gaat niet over werken van 8 uur 's ochtends tot 11 uur 's avonds en alles zo gedaan krijgen. Dat is geen pretje, geloof me. We hebben allemaal tijd voor onszelf nodig - tijd om alle eenden weer op een rij te krijgen en aan iets anders te denken dan uni/werk.
Wees niet bang om hier tijd voor te nemen. Plan minstens één keer per dag een uur om iets te doen waar je van houdt. Dit houdt je op de been. Plan elke week minstens één uur om snel de ruimte jouw op te ruimen - schoon bureau = heldere geest.
Houd geheim 3 in gedachten terwijl je dit doet. Vraag jezelf af: wat geeft me energie? Hoe ontspan ik me? Als dat Netflixen is, ga je gang. Is het nemen van jouw 
tijd om een heerlijke maaltijd te bereiden? Neem dan dat uur! Lezen? Gaan hardlopen? Uiteindelijk maakt het niet uit wat je doet, zolang het je gelukkig maakt en je energie geeft, of je helpt te ontspannen.
Maar waarom zou je die tijd plannen? Omdat je het anders vergeet? Mogelijk, maar onwaarschijnlijk. Ik weet van mezelf dat zelfs als het werk zich begint op te stapelen, ik een half uur neem om iets anders te doen en mijn gedachten leeg te maken. Maar als je die tijd plant, haal je jouw gedachten weg. Dan studeer/werk je niet met de gedachte "ik moet weer gaan hardlopen", maar richt je je op jouw werk, wetende dat je later die dag gaat hardlopen. Het is alsof je een gedachte opschrijft die je niet meer uit jouw hoofd krijgt - als het eenmaal opgeschreven en gepland is, kun je je weer op andere dingen concentreren.
5. Delegeren en om hulp vragen
Ik wist niet zeker of ik deze in de lijst moest opnemen. Immers, als jouw time management op punt staat, hoef je geen jouw werk aan anderen te delegeren, toch?
Nee. jouw time management kan perfect zijn. Je kunt alles ver vooruit plannen, jouw prioriteiten op punt hebben en een plan hebben dat flexibel genoeg is om een paar klappen uit te delen. En dan komt jouw docent, docent, baas of misschien zelfs vriend langs en ineens is er dat andere superbelangrijke ding dat je moet doen. Je probeert jouw agenda aan te passen maar je komt tijd tekort: je kunt niet alles meer voor alle deadlines doen.
Oplossing? Delegeer. Vraag jezelf af: moet ik al deze dingen doen? Kan iemand me helpen? Kan een van de deadlines worden verschoven?
Kijk, we zijn allemaal mensen - we weten allemaal hoe het is om te veel op ons bord te hebben. Maar laat dat je niet ontmoedigen. Het kan nog steeds als je prioriteiten stelt en delegeert.
Misschien is dat wel het belangrijkste geheim van allemaal: Hoe onmogelijk iets ook lijkt, het kan altijd. Ik zie dit graag als een puzzel: ze lijken soms onmogelijk op te lossen, maar je blijft doorgaan. Waarom? Omdat je weet dat er een manier is. Je weet dat er een oplossing is.
Het is aan jou om het te vinden.
